こんにちは。土木設計歴30年、AI土木研究室です。発注者や協力会社との打合せが終わったあと、「議事録を書かなければ」と思いながら日が過ぎてしまった経験はありませんか。打合せそのものより、その後の議事録作成に時間を取られている土木設計者は少なくありません。今回は、打合せ議事録をAIで自動作成し、作業時間を大幅に短縮する具体的な方法をご紹介します。
土木設計の打合せ議事録が時間泥棒になる理由
土木設計の現場では、設計協議、現地立会、社内照査など、打合せの機会が非常に多くあります。1件あたり30分から1時間かけて議事録をまとめると、月に何時間もの工数がここに消えていきます。しかも議事録は、後の設計変更や責任範囲の証拠として重要な書類です。書き漏らしや曖昧な表現があると、あとで「言った・言わない」のトラブルにもつながりかねません。
つまり議事録は、時間がかかるうえに正確性も求められる、負担の大きい業務なのです。だからこそ、AIによる自動化の効果が最も出やすい領域だと言えます。
AIで打合せ議事録を自動作成する基本の流れ
議事録AI化の流れは、大きく3つのステップに分けられます。特別なプログラミングの知識は必要ありません。
- ステップ1：録音する／スマートフォンやICレコーダーで打合せを録音します。事前に参加者へ録音の了承を得ておきましょう。
- ステップ2：文字起こしする／録音データを文字起こしAIにかけて、会話をテキスト化します。近年の文字起こし精度は実務に十分耐えるレベルまで向上しています。
- ステップ3：AIで要約・整形する／文字起こししたテキストをChatGPTなどの生成AIに渡し、議事録の形式に整えてもらいます。
この流れなら、これまで1時間かかっていた議事録作成が、確認と手直しを含めて10分程度に収まることも珍しくありません。土木設計でのAI活用全般については、土木設計でChatGPT・AIを活用する具体的な方法5選もあわせてご覧ください。
議事録作成の精度を上げるプロンプトのコツ
生成AIに「議事録を作って」とだけ指示しても、望んだ形にはなりません。土木設計の議事録として使えるものにするには、出力の型を具体的に指定することが重要です。以下のような指示を与えると、実務で使える精度に近づきます。
- 「日時・場所・出席者・議題・決定事項・宿題事項の順にまとめてください」と構成を指定する
- 「決定事項は箇条書きで、担当者と期限を明記してください」と粒度を指定する
- 「専門用語はそのまま残し、要約で言い換えないでください」と土木用語の保持を指示する
- 「発言の意図が不明確な箇所は【要確認】と付記してください」と曖昧な点を可視化させる
特に「決定事項」と「宿題事項（誰が・いつまでに・何を）」を分けて出力させると、次の打合せまでのタスク管理がぐっと楽になります。この型を一度作っておけば、毎回コピーして使い回せます。
議事録AI活用で気をつけたい情報管理の注意点
便利な反面、注意すべき点もあります。土木設計の打合せには、発注者情報や未公表の事業内容など、機密性の高い情報が含まれます。無料の生成AIサービスの中には、入力内容が学習に利用されるものもあるため、業務で使う際は入力データが学習に使われない設定やプランを選ぶことが大切です。
また、AIが作った議事録をそのまま提出するのは避けましょう。AIは時に事実と異なる内容を補ってしまうことがあります。必ず設計者自身が読み返し、決定事項に誤りがないかを確認したうえで確定させる。この「人の最終確認」を関所として残すことが、品質と信頼を守るうえで欠かせません。
議事録の先にある「設計業務全体の効率化」
議事録の自動化は、AIによる業務効率化の入り口にすぎません。同じ考え方は、数量計算書の作成、図面のチェック、報告書の下書きなど、土木設計のさまざまな定型業務に応用できます。「録音・入力する」「AIに型を指定して整えさせる」「人が最終確認する」という流れは、あらゆる作業に共通する自動化の基本パターンです。
AI土木研究室では、こうした土木設計の自動化を支援するツール「CADDON_pro」を開発しています。図面作成や数量算出といった手間のかかる業務を効率化したい方は、ぜひ一度ご覧ください。
まとめ
打合せ議事録は、時間がかかるわりに評価されにくい業務の代表格です。しかし、録音・文字起こし・AI整形という流れを取り入れるだけで、作業時間を10分の1近くまで縮められます。プロンプトで出力の型を指定し、情報管理と人の最終確認を徹底すれば、品質を落とさずに時短が実現できます。まずは次の社内打合せから、小さく試してみてはいかがでしょうか。空いた時間を、本来の設計業務に振り向けていきましょう。
著者：AI土木研究室 / 土木設計歴30年。建設コンサルタントとしてインフラ整備に携わりながら、AI・自動化ツールの研究開発を行う。AI土木研究室（doboku-ai.jp）運営。
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